SIM { Sistem Informasi Manajemen }

FishBone Diagram

           Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berpikir pada rutinitas (Tague, 2005, p. 247).

Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar  penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly  disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008, para. 1–6).

Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau  masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

Diagram Fishbone  adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect diagram.  Didalam diagram fishbone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan permasalahan tersebut ditempatkan pada “kepala ikan” . Penyebab dari masalah kemudian diletakkan sepanjang “tulang”, dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan disamping sisi cabang berikutnya.

Pada bagian tulang ikan, ditulis kategori-kategori yang bisa berpengaruh terhadap even tersebut.

Kategori yang paling umum digunakan:

• Orang: Semua orang yang terlibat dari sebuah proses.
• Metode: Bagaimana proses itu dilakukan, kebutuhan yang spesifik dari poses itu, seperti prosedur, peraturan dll.
• Material: Semua material yang diperlukan untuk menjalankan proses seperti bahan dasar, pena, kertas dll.
• Mesin: Semua mesin, peralatan, komputer dll yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.
• Pengukuran: Cara pengambilan data dari proses yang dipakai untuk menentukan kualitas proses.
• Lingkungan: Kondisi di sekitar tempat kerja, seperti suhu udara, tingkat kebisingan, kelembaban udara, dll.

Dari masing-masing kategori tersebut, terus dikembangkan ke tahap yang lebih ditail.

Struktur umum diagram fishbone :

—  Tujuan utama dari diagram fishbone adalah untuk menggambarkan secara grafik cara hubungan antara penyampaian  akibat dan semua faktor yang berpengaruh pada akibat ini. Fungsi utama dari diagram fishbone ini adalah:

—  Menentukan akar penyebab dari suatu permasalahan

—  Fokus pada pokok persoalan yang spesifik tanpa usaha untuk mengeluh dan diskusi yang tidak relevan.

—  Mengidentifikasi wilayah dimana  ada kekurangan

A.    Pengenalan Diagram Fishbone

Dr. Kaoru Ishikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tikyo Jepang yang juga alumni teknik kimia Universitas Tokyo. Ia adalah ilmuwan  yang mengemukakan sebuah metode atau tool di dalam meningkatkan kualitas. Metode ini dikenal dengan Diagram tulang ikan (Fishbone).

Dikatakan Diagram Fishbone (Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengan tulang ikan yang moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram tulang ikan atau fishbone diagram disebut dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effect diagram. Metode tersebut awalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif. Dr.Ishikawa juga ditengarai sebagai orang pertama yang memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian kualitas (7 tools). Yakni fishbone diagram, control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.

Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram Cause and Effect (Sebab dan Akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab-akibat dipergunakan untuk untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

Diagram Fishbone (Tulang Ikan) atau Cause and Effect (Sebab dan Akibat) Ishikawa telah menciptakan ide cemerlang yang dapat membantu dan memampukan setiap orang, kelompok, organisasi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah dengan tuntas sampai ke akarnya. Kebiasaan untuk mengumpulkan beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang dihadapi oleh suatu kelompok, organisasi atau perusahaan. Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiap individu. Jadi sebenarnya dengan adanya diagram ini sangatlah bermanfaat bagi perusahaan, tidak hanya dapat menyelesaikan masalah sampai akarnya namun bisa mengasah kemampuan berpendapat bagi orang-orang yang masuk dalam tim identifikasi masalah perusahaan yang dalam mencari sebab masalah menggunakan diagram tulang ikan.

B.     Penjelasan Diagram Fishbone

·         Analisis ini dimulai dengan masalah yang harus diselidiki.

·         Masalah ini ditulis dalam bentuk pertanyaan di sisi kanan halaman (kepala).

·         Panah atau kepala ikan, akan mengarah ke pertanyaan di bawah pertimbangan.

·         Garis horizontal yang membagi kertas menjadi dua adalah "tulang punggung" dari diagram tulang ikan.

·         Set berikutnya adalah tulang-tulang kecil. Tulang-tulang ini merupakan kategori yang paling penting dari faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab dasar. Nama-nama kategori ini ditulis di sepanjang bagian atas dan bawah kertas, dengan panah miring menunjuk kembali ketulang punggung serta terhadap kepala, sehingga membentuk suatu pola herringbone.

C.    Cara menyusun Diagram Fishbone

Cara menyusun Diagram Fishbone dalam rangka mengidentifikasi penyebab suatu keadaan yang tidak diharap adalah sebagai berikut:

1.   Mulai dengan pernyataan masalah-masalah utama penting dan mendesak untuk diselesaikan.

2.   Tuliskan pernyataan masalah itu pada kepala ikan, yang merupakan akibat (effect). Tulislah pada sisi sebelah kanan dari kertas (kepala ikan), kemudian gambarkan tulang belakang dari kiri ke kanan dan tempatkan pernyataan masalah itu dalam kotak.

3.   Tuliskan faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi masalah kualitas sebagai tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak. Faktor-faktor penyebab atau kategori-kategori utama dapat dikembangkan melalui  Stratifikasi ke dalam pengelompokan dari faktor-faktor: manusia, mesin, peralatan, material, metode kerja, lingkungan kerja, pengukuran, dll. Atau stratifikasi melalui langkah-langkah aktual dalam proses. Faktor –faktor penyebab atau kategori-kategori  dapat dikembangkan melalui brainstorming.

Beberapa hal pokok yang perlu diingat dalam membuat isi dari diagram tulang ikan adalah :

           

ü  Perlu adanya partisipasi dari semua anggota gugus,dan semua anggota harus benar benar ikut terlibat didalam menganalisis penyebabnya.

ü  Harus didapatkan banyak ide penyebab

ü  Proses pelaksanaan mengeluarkan ide secara bebas berdasar.

ü  Tidak diperkenankan untuk mengkritik

ü  Penyebab harus terkumpul dulu sebelum seseorang mengambil tindakan pemecahan. Seringkali semua informasi ide ditulis pada sebuah papan tulis yang besar dan disajikan untuk mempertimbangkan dalam waktu beberapa hari guna memberikan kesempatan kepada mereka untuk menambah beberapa penyebab yang mungkin masih ada pada diagram tersebut seperti yang terlintas dalam benak anggota gugus.

ü  Para anggota diminta untuk memberi tanda atau memilih penyebab yang mereka rasakan penting.

D.    Cara Menganalisis dengan Diagram Fishbone 

Dalam hal melakukan Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yakni

1.   Menyiapkan sesi analisa tulang ikan .

2.   Mengidentifikasi akibat atau masalah.

3.   Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama.

4.   Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.

5.   Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama

6.   Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

Fungsi penggunaan analisis adalah :

·      Untuk mengenal sebab yang penting

·      Untuk memahami semua akibat dan penyebab

·      Untuk membandingkan prosedur kerja

·      Untuk menemukan pemecahan yang tepat

·      Untuk memecahkan hal apa yang harus dilakukan

·      Untuk mengembangkan proses

E.     Faktor-Faktor dalam Analisis Diagram Fishbone

Berikut diberikan contoh yang bisa dijadikan panduan untuk merumuskan faktor-faktor dalam mengawali pembuatan Diagram Cause and Effect :

Ø  Faktor Utama atau Primer

Tuliskan penyebab-penyebab utama atau primer, serta penyebab-penyebab sekunder itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran besar.

Contoh:

a) The 4 M’s (digunakan untuk perusahaan manufaktur)

1.      Machine (Equipment),

2.      Method (Process/Inspection)

3.      Material (Raw,Consumables etc.)

4.      Man power.

b) The 8 P’s (digunakan pada industri jasa)

1.      People

2.      Process

3.      Policies

4.      Procedures

5.      Price

6.      Promotion

7.      Place/Plant

8.      Product

c) The 4 S’s (digunakan pada industri jasa) :

1.      Surroundings

2.      Suppliers

3.      Systems

4.      Skills

d) 4 P (pendekatan manajemen pemasaran)

1.      Price

2.      Product

3.      Place

4.      Promotion

Ø  Faktor Sekunder

Tuliskan penyebab-penyebab sekunder yang mempengaruhi penyebab-penyebab utama (tulang-tulang besar), serta penyebab-penyebab sekunder itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran sedang.

Ø  Faktor Tersier

Tuliskan penyebab-penyebab tersier yang mempengaruhi penyebab-penyebab sekunder (tulang-tulang berukuran sedang), serta penyebab-penyebab tersier itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran kecil.

Ø  Faktor atau Item Terpenting

Tentukan item-item yang penting dari setiap faktor dan tandailah faktor-faktor penting tertentu yang kelihatannya memiliki pengaruh nyata terhadap karakteristik kualitas.

Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dari suatu masalah yang sedang dikaji kita dapat mengembangkan pertanyaan-pertanyaan berikut :

1.   Apakah penyebab itu? Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi?

2.   Bertanya “Mengapa” beberapa kali (konsep five whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang dimasukkan atau dicatat ke dalam diagram sebab-akibat.

F.     Manfaat Diagram Fishbone 

Fungsi  dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan.

Pada dasarnya diagram Fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut : 

Ø  Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah

Ø  Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

Ø  Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

Ø  Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil  yang diinginkan

Ø  Membahas issue secara lengkap dan rapi

Ø  Menghasilkan pemikiran baru

Jadi ditemukannya diagram Fishbone ini memberikan kemudahan dan menjadi bagian penting bagi penyelesaian masalah yang mucul bagi perusahaan.

         Penerapan diagram Fishbone ini dapat menolong kita untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya.

Apabila ingin menggunakan Diagram Fishbone kita terlebih dahulu harus melihat, di departemen, divisi dan jenis usaha apa diagram ini digunakan. Perbedaan departemen, divisi dan jenis usaha juga akan mempengaruhi sebab-sebab yang berpengaruh signifikan terhadap masalah yang mempengaruhi kualitas yang nantinya akan digunakan. 

G.    Kelebihan dan Kekurangan Diagram  FishBone

Ø  Kelebihan Fishbone diagram adalah dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab masalah tersebut.

Ø  Kekurangan Fishbone diagram adalah opinion based on tool dan di design membatasi kemampuan tim / pengguna secara visual dalam  menjabarkan masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali bila kertas yang digunakan benar – benar besar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Serta biasanya voting digunakan untuk memilih penyebab yang paling mungkin yang terdaftar pada diagram tersebut

Untuk lebih jelasnya, saya akan menguraikan prosedur atau langkah-langkah pembuatan fishbone diagram di bawah ini.

Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram

Pembuatan fishbone diagram kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking pens atau spidol.

Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah 

• Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalam fishbone seperti “kepala ikan”.
• Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.
• Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).
  

Gambar 1. Pembuatan Fishbone Diagram — Menyepakati Pernyataan Masalah

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

• Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone seperti “tulang ikan”.
• Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
• Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
• Machine (mesin atau teknologi),
• Method (metode atau proses),
• Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
• Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
• Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
• Milieu / Mother Nature (lingkungan).
• Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
• Product (produk/jasa),
• Price (harga),
• Place (tempat),
• Promotion (promosi atau hiburan),
• People (orang),
• Process (proses),
• Physical Evidence (bukti fisik), dan
• Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).
• Kategori 5S   yang biasa digunakan dalam industri jasa:
• Surroundings (lingkungan),
• Suppliers (pemasok),
• Systems (sistem),
• Skills (keterampilan), dan
• Safety (keselamatan).
• Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori pada contoh ini lihat Gambar 2.
  

Gambar 2. Pembuatan Fishbone Diagram — Mengidentifikasi Kategori-Kategori

Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

• Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.
• Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.
• Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.
• Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai APD” (lihat Gambar 3).
• Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.
  

Gambar 3. Pembuatan Fishbone Diagram — Menemukan Sebab-Sebab Potensial

Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

• Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.
• Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
• Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
• Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
• Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
• Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram (lihat Gambar 4).
  

Gambar 4. Pembuatan Fishbone Diagram — Melingkari Sebab yang Paling Mungkin

Diskusi selama sesi brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini.

Tabel 1
Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming fishbone diagram

Possible Root Cause	Discussion	Root Cause?
MAN
Kemampuan karyawan melakukan tugas (cedera lama, fisik)	Cedera personil teridentifikasi saat briefing K3*. Pelaksanaan tugas tidak tergantung pada fisik.	N
Tidak tahu prosedur K3	Awareness training di OJT sudah disediakan	N
Tidak mengikuti prosedur K3	Karyawan baru di-briefing K3 dan sistem penalti	N
Tidak menghadiri training K3	Pelatihan K3 diberikan dalam orientasi dan OJT	N
MACHINE / TOOLS
Tinggi tempat kerja rendah	Bukan akar masalah jika metode dapat diubah	N
Part sudah usang	Tidak ada part usang menyebabkan insiden	N
Tidak ada tanda bahaya	Tanda bahaya sudah ada	N
METHOD
Prosedur tidak diperbaharui	Review prosedur rutin setahun sekali	N
Tidak ada prosedur K3	Prosedur meliputi prosedur K3 untuk semua kegiatan	N
Prosedur K3 salah	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head	N
Prosedur K3 membingungkan	Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head	N
Prosedur terlalu manual	Bag dipegang operator, perlu memastikan tidak ada kebocoran oli, dll.	Y
Tidak ada komunikasi K3	Disertakan dalam OJT	N
MATERIAL
APD** yang salah	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang tidak bisa diandalkan bahan (bag kimia)	Bag plastik rentan robek bila menyentuh objek tajam	Y
Kualitas rendah (pipa, APD, bag kimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Material yang digunakan salah (pipa, APD, bag kimia)	Verifikasi dengan vendor sebelum membeli	N
Tidak ada APD yang disediakan	APD sudah disediakan untuk semua aktivitas berbahaya	N

ð  K3 = Kesehatan dan Keselamatan Kerja

ð   APD = Alat Pelindung Diri

Dari contoh di atas, fishbone diagram dapat menemukan akar permasalahan, yaitu kabut oli selama ini dibersihkan dengan ditampung di bag plastik yang rentan robek dan selama tidak ada bag plastik ada kemungkinan oli menetes jika kran rusak, solusi bisa dengan menambahkan containment tray atau safety cabinet yang permanen menempel pada pipa.

Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan fishbone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika  fishbone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang fishbone diagram dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses fishbone diagram adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root” yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti  permasalahan di lapangan.

TUGAS SIM { Sistem Informasi Manajemen }